Entente de traitement des données

1. Rôles et portée

Le Client décide pourquoi et comment les renseignements personnels de son espace de travail sont traités et en est le responsable du traitement (ou l’entreprise qui en est responsable). Frontless les traite uniquement pour le compte du Client, à titre de sous-traitant (ou de prestataire de services). L’annexe 1 décrit le traitement.

Les renseignements que Frontless traite à ses propres fins — renseignements de compte, de facturation et de soutien concernant les utilisateurs du Client — sont régis par notre Politique de confidentialité, et non par la présente Entente.

2. Traitement sur instructions

Frontless traite les renseignements personnels du Client uniquement pour fournir, sécuriser et soutenir le Service, et selon les instructions documentées du Client. Les Conditions, la présente Entente ainsi que l’utilisation et la configuration du Service par le Client constituent ces instructions. Frontless avisera le Client si elle estime qu’une instruction enfreint la loi.

Frontless ne vend pas les renseignements personnels du Client, ne les utilise pas à ses propres fins et ne les utilise pas pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle.

3. Confidentialité du personnel

Frontless ne donne accès aux renseignements personnels du Client qu’aux membres de son personnel qui en ont besoin pour fournir le Service et qui sont liés par des obligations de confidentialité. Le personnel n’ouvre les dossiers d’un espace de travail que pour répondre à une demande du Client, enquêter sur un incident ou se conformer à la loi.

4. Sécurité

Frontless maintient des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque, dont celles énumérées à l’annexe 2, et peut les améliorer au fil du temps sans réduire le niveau global de protection.

5. Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise Frontless à recourir aux sous-traitants ultérieurs énumérés à l’annexe 3 et sur la page Confiance et sécurité. Frontless impose à chacun d’eux des obligations de protection des données au moins aussi protectrices que la présente Entente, et demeure responsable de leur exécution.

Frontless annoncera tout nouveau sous-traitant ultérieur par courriel aux administrateurs du Client et sur la page Confiance et sécurité au moins 30 jours avant qu’il commence à traiter des renseignements personnels du Client. Le Client peut s’y opposer pour des motifs raisonnables liés à la protection des données pendant cette période; si nous ne pouvons pas répondre à l’objection, le Client peut résilier les Conditions avant le changement et obtenir le remboursement du crédit inutilisé.

6. Transferts hors du Québec et du Canada

Des sous-traitants ultérieurs peuvent traiter des renseignements personnels du Client hors du Québec et du Canada, comme l’indique l’annexe 3. Les requêtes d’IA restent chez le fournisseur correspondant à la région de données de l’espace de travail : le Canada pour les espaces de travail canadiens, l’Union européenne pour les espaces de travail de l’Union européenne.

Avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, Frontless évalue s’ils bénéficieront d’une protection adéquate et conclut des ententes écrites, comme l’exige la loi québécoise. Lorsque le RGPD s’applique à un transfert vers un pays ne faisant pas l’objet d’une décision d’adéquation, les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne (décision 2021/914), module 2 ou 3 selon le cas, sont intégrées à la présente Entente, les annexes ci-dessous les complétant, le droit québécois et les tribunaux de Montréal étant choisis lorsque les clauses le permettent, et l’autorité de contrôle de l’Irlande étant compétente lorsqu’aucune autre ne l’est.

7. Demandes des personnes concernées

Le Service permet au Client de consulter, de rectifier, d’exporter et de supprimer les dossiers de son espace de travail. Si Frontless reçoit directement une demande d’une personne dont les renseignements se trouvent dans l’espace de travail d’un Client, elle la transmettra au Client sans y répondre elle-même, et aidera le Client à répondre aux demandes qu’il ne peut traiter au moyen du Service seul.

8. Incidents de confidentialité

Frontless avisera le Client sans retard injustifié, et en tout état de cause dans un délai de 72 heures, après avoir pris connaissance d’un incident de confidentialité (violation de données à caractère personnel) touchant des renseignements personnels du Client. L’avis décrira ce qui s’est produit, les renseignements et les personnes susceptibles d’être touchés, les mesures prises ou proposées, ainsi qu’une personne-ressource pour obtenir plus d’information, dans la mesure où ces éléments sont connus; d’autres détails suivront à mesure qu’ils seront disponibles.

Frontless prendra des mesures raisonnables pour diminuer le risque qu’un préjudice soit causé et éviter que l’incident se reproduise, et aidera le Client à remplir ses propres obligations de tenir un registre des incidents et d’aviser la Commission d’accès à l’information, les autres autorités et les personnes concernées.

9. Assistance

Compte tenu de la nature du traitement et de l’information dont elle dispose, Frontless fournira au Client une aide raisonnable pour les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et les consultations des autorités qui concernent le Service.

10. Restitution et suppression

Pendant les 30 jours suivant la fin des Conditions, le Client peut demander une copie de ses Données du Client dans un format lisible par machine. Frontless supprime ensuite les renseignements personnels du Client du Service dans un délai de 90 jours, à l’exception :

• des factures et notes de crédit émises, que le Service conserve jusqu’au 31 décembre de la septième année suivant leur émission afin de respecter les obligations prévues par les lois fiscales, puis supprime automatiquement;
• des renseignements que la loi oblige par ailleurs Frontless à conserver, qui demeurent protégés par la présente Entente tant qu’ils sont conservés.

11. Information et audits

Frontless mettra à disposition l’information raisonnablement nécessaire pour démontrer le respect de la présente Entente, y compris des réponses aux questionnaires de sécurité. Une fois par année, ou à la suite d’un incident de confidentialité, le Client peut vérifier ce respect, lui-même ou par l’entremise d’un auditeur indépendant tenu à la confidentialité, moyennant un préavis écrit de 30 jours, pendant les heures d’ouverture et à ses propres frais, d’une manière qui ne compromet pas les données des autres clients.

12. Responsabilité et préséance

La responsabilité de chaque partie aux termes de la présente Entente est soumise aux limitations prévues dans les Conditions, sauf lorsque la loi ne le permet pas. En cas de conflit entre la présente Entente et les Conditions, la présente Entente prévaut pour le traitement des renseignements personnels; si les clauses contractuelles types s’appliquent et entrent en conflit avec l’une ou l’autre, les clauses prévalent. La présente Entente est régie par le même droit que les Conditions.

Personne-ressource pour la présente Entente : privacy@frontless.app.

13. Annexe 1 — Description du traitement

14. Annexe 2 — Mesures de sécurité

• Isolement des espaces de travail : chaque requête est liée à un seul espace de travail avant d’accéder aux données, et la base de données applique la sécurité au niveau des lignes à chaque table contenant des données de clients, y compris à l’encontre du propre compte de l’application; des vérifications automatisées échouent si une table n’en est pas dotée.
• Privilège minimal : rôles de base de données distincts pour l’application, le registre, l’authentification et la facturation; l’application refuse de démarrer si son rôle peut contourner la sécurité au niveau des lignes.
• Accès au sein d’un espace de travail : rôles et autorisations définis par le Client, qui limitent aussi les éléments sur lesquels l’IA raisonne pour chaque utilisateur.
• Authentification : connexion sans mot de passe au moyen de liens aléatoires à usage unique qui expirent après 15 minutes; limites de fréquence par adresse courriel et par réseau; jetons de session stockés uniquement sous forme de hachage, dans des témoins HttpOnly et Secure; les sessions prennent fin après 14 jours d’inactivité et, dans tous les cas, après 30 jours, et peuvent être révoquées.
• Chiffrement : HTTPS pour tout le trafic; connexions chiffrées à la base de données et aux sous-traitants ultérieurs; chiffrement au repos par l’hébergeur; identifiants de connexion chiffrés avec AES-256-GCM au moyen d’une clé conservée hors de la base de données.
• Intégrité et responsabilisation : historique de chaque modification de chaque dossier, qui ne peut être ni modifié ni supprimé au moyen de l’application ou de son compte de base de données; chaînes de hachage révélant toute altération sur le grand livre de facturation et le dépôt de conservation des factures; journalisation des actions administratives.
• Mesures de protection liées à l’IA : le modèle ne reçoit que ce dont une requête a besoin, et jamais de mots de passe ni de jetons de connexion; chaque modification proposée est vérifiée par rapport à la configuration de l’espace de travail et aux autorisations de l’utilisateur avant d’être enregistrée; les requêtes d’IA d’une région ne basculent jamais vers une autre région.
• Sécurité applicative : protections contre l’intégration dans un cadre et contre la confusion des types de contenu, politique stricte de référent, et filtrage des balayages automatisés de vulnérabilités.

15. Annexe 3 — Sous-traitants ultérieurs